Bye bye Papierchaos - willkommen digitales Dokumentenarchiv

Bye bye Papierchaos – willkommen digitales Archiv

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Das Problem – Wie umgehen mit dem Papierchaos und digitalen Dokumenten?

Hand hoch, wen nervt die „Ablage“ auch so sehr wie mich?

Egal, ob wichtige Dokumente per Post oder digital, meist als PDF eintrudeln, irgendwie müssen sie sortiert und abgelegt werden. Bei dem geduldigen Papier verläuft die Sache oftmals so: Lochen und abheften. Kein Hexenwerk, aber im Laufe der Zeit werden die Aktenordner voller und dann mehr.  Und auch das Auffinden des gerade benötigten Dokuments wird im Laufe der Zeit nicht einfacher. Dann geht die große Sucherei los.

Bei eh schon digitalen Dokumenten sieht die Sache anders aus. Diese kommen im schlimmsten Fall bei verschiedenen E-Mail-Adressen an und wollen für später ebenfalls ordentlich sortiert werden. Ein Unterordner im Mailclient ist schon mal nicht die schlechteste Idee. Aber hinter welcher der – und da spreche ich aus eigener leidvoller Erfahrung – 36 Rechnungen der Bergfreunde befindet sich jetzt die mit den Handschuhen, die ich reklamieren muss? Alternativ legt man alle Dokumente in einer Ordnerstruktur auf dem Rechner ab. Aber auch hier wird das Auffinden eines bestimmten Dokuments im Laufe der Zeit eher zur Geduldsprobe. Allein schon die Wahl der Dateinamen kann dabei schwierig werden.

Die Lösung – Ein digitales Archiv für eure Dokumente

Abhilfe schafft hier ein digitales Dokumentenarchiv.

Dokumente in Papierform werden zuerst einmal eingescannt. Im Anschluss werden die eingescannten sowie die bereits digital vorliegenden Dokumente in eine DMS-Software (Dokumentenmanagementsystem) übertragen. Im DMS kümmert ihr euch um den Rest. Die Dokumente werden klassifiziert, also mit Metadaten versehen wie Datum, Art des Dokuments (z. B. Rechnung, Bescheid, Gehalt, …) und eine eventuell notwendige Wiedervorlage eingestellt.

Im Anschluss speichert das DMS die Dokumente in einer internen Datenbank ab. Besonders praktisch ist aber, dass ein vernünftiges DMS über eine OCR-Funktion verfügt. Das heißt, die Software erkennt den Text in euren Dokumenten und macht ihn durchsuchbar. Ihr müsst also nicht die Handschuhe extra vermerken. Wenn ihr im Suchfeld des DMS „Handschuhe“ eingebt, dann findet die Software selbstständig alle Dokumente, in denen „Handschuhe“ vorkommt. Eine komplizierte Ordnerstruktur und Namenskonvention für das spätere Auffinden könnt ihr euch also sparen.

Außerdem speichern DMS-Systeme die verarbeiteten Dateien im PDF/A-Format (Wikipedia) ab. Das Format ist auf die Langzeitarchivierung von Dokumenten ausgelegt und speichert jede (veränderte) Version einer Datei, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Mehr zu den rechtlichen Aspekten weiter unten.

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Hier mal ein Blick in meine KeePass-Datenbank.

Endlich sicher! Passworterstellung und -verwaltung mit KeePass 2

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Update: 773 Millionen Benutzerkonten aufgetaucht

Wie heise.de heute (17.01.2019) berichtet, ist im Internet eine Liste mit rund 773 Millionen gehackten Benutzerkonten aufgetaucht.

Lest euch den Artikel mal durch und schaut nach, ob eure Benutzerkonten betroffen sind. Solltet ihr für jedes Konto ein eigenes Passwort nutzen, seid ihr hier schon mal im Vorteil gegenüber all denjenigen, die einunddassselbe Kennwort überall verwenden

Wofür überhaupt ein Passwort-Manager?

Dass man nicht für alle möglichen Webseiten, E-Mail-Adressen usw. das gleiche Passwort/Kennwort nutzen sollte, dürfte mittlerweile eigentlich jedem klar sein. Sich daran zu halten ist aber noch mal ’ne ganz andere Sache. Wie nachlässig User mit ihren Kennwörtern sind zeigt, dass auch 2018 wieder mal „123456“ das am häufigsten genutzte Passwort im Internet war!

Warum vernünftige und unterschiedliche Passwörter so wichtig sind, zeigt das folgende Szenario:

Euer Mail-Account oder sogar der komplette Anbieter wurde gehackt, euer Passwort ist dem Angreifer nun also bekannt. So etwas ist übrigens keine Seltenheit! Das gleiche Passwort nutzt ihr auch bei verschiedenen anderen Diensten im Netz, für Facebook, weitere E-Mail-Adressen oder euren Instagram-Account. Mit den erbeuteten Daten kann kann der Angreifer dann auch gleich auf alle möglichen anderen Dienste zugreifen. In eurem Namen auf Facebook posten, vielleicht weitere E-Mail-Adressen abfragen, bei Online-Shops einkaufen usw., alles kein Problem. Da ihr ja über alles mögliche Benachrichtigungen in eure Mailbox erhaltet, weiß der Angreifer auch gleich, wo es sonst vielleicht noch etwas abzugrasen gibt, Online-Shops, …

Das ist nur ein Beispiel und je einfacher euer Kennwort zu erraten ist, desto schneller kann euch so etwas passieren!

Was bringt mir da ein Passwort-Manager?

Ein Passwort-Manager erfüllt im Prinzip drei Funktionen.

  1. Generierung von zufälligen und sicheren Passwörtern für verschiedene Dienste wie Webseiten, E-Mail-Accounts, Online-Banking, Programme, usw.
  2. Verwaltung und Bereitstellung der erstellten Passwörter in einer geschützten Anwendung bzw. verschlüsselten Datenbank
  3. Die gespeicherten Zugangsdaten könnt ihr einfach und schnell vom Passwort-Manager in Anmelde-Formulare auf Websites und in Programmen einfügen lassen

Der Vorteil liegt auf der Hand. Ihr braucht euch nur noch ein einziges, zugegebenermaßen kompliziertes Kennwort merken. Mit diesem einen Kennwort entsperrt ihr sozusagen alle anderen. Außerdem braucht ihr eure Benutzernamen und Kennwörter nicht mehr händisch eintippen, um euch irgendwo anzumelden.

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Backup Raspberry Pi

Komplettsicherung eures Raspberry Pi unter Windows mit USB Image Tool

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No backup, no mercy!

So lautet einer meiner Lieblingssprüche aus dem IT-Bereich! Auf Deutsch: „Kein Backup, kein Mitleid!“.

Wer sein System nicht (regelmäßig) sichert, der ist selbst schuld, wenn Daten verloren gehen. Dabei spielt es überhaupt keine Rolle, ob es ums Smartphone, den Windows-Rechner, den Mac oder eben den Raspberry Pi geht. Alle Systeme, auf denen Daten gespeichert werden, die ihr nicht verlieren wollt, werden gesichert. Punkt.

Gerade wenn man z. B. viel mit seinem Raspberry Pi herum experimentiert, dann wird ganz sicher früher oder später auch mal was schiefgehen. Eine Software will einfach nicht so, wie sie soll oder es zerschießt euch anderweitig das System. Für meinen Blog habe ich mir mittlerweile sogar einen extra Test-Raspi gekauft, damit ich meine beiden Produktivsysteme einfach in Ruhe lassen kann. Wer das nicht möchte, dem sei ein komplettes Abbild seiner SD-Karte im Raspberry Pi empfohlen.

So ziemlich jedes Notebook hat bereits einen Kartenleser eingebaut, mit dem ihr die MicroSD-Karte des Raspi sichern könnt. Für Desktop PCs kauft ihr euch einen Kartenleser zum Einbau.  Den hier nutze ich und bin sehr zufrieden: Akasa AK-ICR-27 USB 3.0 (*), oder einen zum Anschluss per USB wie diesen hier: Kingston FCR-HS4 USB 3.0 (*).

* Bei dem Link handelt es sich um einen Amazon Affiliate-Link. Für euch ändert das nichts am Preis, aber ich erhalte von Amazon eine kleine Provision.

Warum nicht einfach Dateien und Ordner kopieren?

Das reine Kopieren der Dateien auf der MicroSD-Karte eures Raspberry Pi reicht leider nicht aus, da ihr unter Windows gar nicht alles sehen könnt, was auf dem Raspi gespeichert ist.

Ihr würdet euer System, egal ob Raspbian, OpenELEC oder eine andere Distribution überhaupt nicht mehr zum Laufen bekommen. Was ihr braucht ist ein komplettes Backup des Systems auf der SD-Karte.

Raspberry Pi Komplettbackup mit dem USB Image Tool

Zuerst einmal ladet ihr euch das USB Image Tool herunter. Das bekommt ihr hier. Das Programm ist kostenlos, klein, einfach zu bedienen und kann ohne Installation gestartet werden. Außerdem macht es genau das, was wir wollen: Exakte Kopien (Images) von SD-Karten erstellen und wieder auf die SD-Karten zurück spielen.

Nach dem Download entpackt ihr die Zip-Datei und startet die Datei „USB Image Tool.exe“. Sobald ihr die SD-Karte eingelegt habt, erscheint sie in der linken Spalte. Nach einem Klick auf „Backup“ wählt ihr den Speicherort für das Image aus und vergebt einen passenden Dateinamen. Danach beginnt USB Image Tool mit seiner Arbeit.

Nachdem das Backup abgeschlossen ist, entfernt ihr die SD-Karte aus eurem Rechner, packt sie wieder in den Raspi und beginnt dort mit eurer Arbeit.

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Pi-hole: Das schwarze Loch für Werbung im I

Adblocker mit Pi-hole: Das schwarze Loch für Werbung im Internet

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Die Artikelserie zum Raspberry Pi
Teil 1 (Link): Der Raspberry Pi 3 – der Alleskönner im Scheckkartenformat
Teil 2 (Link): Installation und Konfiguration von Raspbian Stretch auf Raspberry Pi 3
Teil 3 (Link): Fernzugriff per SSH und VNC auf den Raspberry Pi
Teil 4 (Link): Installation PiVPN – Den Raspberry Pi einfach zum VPN-Server ausbauen
Teil 5 (Link): OpenVPN/PiVPN Benutzerverwaltung auf dem Raspberry Pi
Teil 6 (Link): Installation und Konfiguration von Raspbian Stretch Lite auf Raspberry Pi 3 (ohne Desktop)
Teil 7 (Link): etherwake – Der Raspberry Pi als Wake On LAN-Server
Teil 8: Dieser Artikel
Teil 9 (Link): Die private Cloud auf dem Raspberry Pi – Seafile Server auf Raspian Stretch Lite installieren

Schluss mit Werbung im Internet!

Ok, das liest sich jetzt vielleicht etwas reißerisch, aber es trifft den Nagel beinahe auf den Kopf. Fast überall im Netz wird man mit Werbebannern überflutet. Den einen oder anderen lasse ich mir gerne gefallen, schließlich wollen die Seitenbetreiber auch ein paar Euro verdienen und auch ich baue mittlerweile hier und da einen Patnerlink zu Amazon in meine Artikel ein. Aber die Masse an immer auffälligeren und nervigeren Werbebannern ist es, die nervt.

Eine Möglichkeit sind Werbeblocker für den Browser. Die laufen dann aber auch nur auf einem Gerät und in einem Browser, alle anderen Geräte und Browser sind außen vor.

Die meiner Meinung nach viel elegantere Lösung ist, Werbung möglichst zentral im heimischen Netzwerk zu blockieren. Und genau da setzt Pi-hole (offizielle Webseite) an.

Die Vorteile dabei liegen auf der Hand: Die Werbung wird nicht geladen, also auch nicht angezeigt. Dadurch beschleunigt sich auch der Seitenaufbau. Außerdem werden Werbebanner auch immer öfter dafür genutzt, schädliche Programme zu verteilen. Siehe dazu den Artikel Malvertising auf Wikipedia.

Was macht Pi-hole? Leicht und verständlich erklärt.

Da das hier ja ein Blog eher für Technik-Laien ist, möchte ich gar nicht allzu sehr in Detail gehen, aber zumindest eine kurze Erklärung geben, was Pi-hole genau macht.

Pi-hole blockiert die Domains, über die Werbung ausgeliefert werden. Da das oftmals immer wieder die gleichen Werbenetzwrke sind, fällt das relativ leicht. Das Prinzip ist das ähnlich wie beim gewohnten Werbeblocker des Browsers. Pi-hole pflegt selbstständig eine Liste mit zu blockierenden Domains und alles, was von diesen Domains kommt, wird gefiltert und nicht an den Benutzer weitergeleitet.

Der Clou ist, dass ihr dafür nichts(!) mehr an euren Endgeräten tun müsst. Egal ob Desktop-PC, Notebook, Smartphone oder auch der ans Netz angeschlossene Fernseher. Internetwerbung wird zum größten Teil gefiltert und erreicht euch daher nicht mehr.

Sollte Pi-hole was übersehen, könnt ihr es manuell in eine Blacklist eintragen. Wird eine Seite fälschlicherweise blockiert, schaltet ihr sie in der Whitelist frei.

Um euch zu verdeutlichen, wie das Blocken von Werbung aussehen kann, habe ich hier mal zwei Screenshots eins Spiegel-Online-Artikels gemacht. Der erste Screenshot zeigt die Seite mit geschalteten Werbebannern, für den zweiten habe ich Pi-hole aktiviert. Wie ihr seht, verschwinden die Werbebanner einfach.

Habt ihr Lust auf einen kleinen Vorgeschmack? Schaut euch die Screenshots an und vergleicht.

„Adblocker mit Pi-hole: Das schwarze Loch für Werbung im Internet“ weiterlesen

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Raspberry SSH

App-Vorstellung: Raspberry SSH (Android) – SSH-fähige Geräte mit einem Klick steuern

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Ein Wust an Netzwerkgeräten

Der eine oder andere Technikfan von euch kennt das mit Sicherheit.

Das Netzwerk daheim wird größer und größer. Die einzelnen Geräte jedes Mal über ihre Hardware-Schalter hoch und runterzufahren ist auf Dauer wirlich nervig, teils geht das gar nicht. Der Raspberry Pi zum Beispiel hat keinen Ein-/Ausschalter. Er startet, sobald er Strom bekommt und herunterfahren muss man ihn per Software. Der ständige Login per SSH oder auf einer Web-Oberfläche (z. B. beim NAS) war für mich ebenfalls keine Dauerlösung. Es musste also eine einfache und schnelle Möglichkeiten her, die verschiedenen Geräte zu starten und runterzufahren.

Bei mir daheim wären da z. B. mein Mediacenter auf Basis eines Raspberry Pi 3B (*) mit LibreELEC (hierzu werde ich bei Gelegenheit auch noch was schreiben). Dazu kommt ein Raspberry Pi 2B. Der arbeitet als VPN-Server mit PiVPN, Werbeblocker für’s Heimnetzwerk und Sync-Client für Dateien zwischen Notebook und Desktop-PC (auch zu diesen beiden Themen später mehr). Außerdem noch meine beiden NAS. Eine betagte Synology DiskStation DS209 (für Backups) und eine DS214 als Datenhalde für Mediendateien aller Art.

* Bei dem Link handelt es sich um einen Amazon Affiliate-Link. Für euch ändert das nichts am Preis, aber ich erhalte von Amazon eine kleine Provision.

Eine App, sie alle zu knechten

In einem älteren Artikel habe ich schon mal beschrieben, wie ich meine DiskStation DS214 vom Windows-PC aus boote und ausschalte. Da ich aber nicht ständig am PC sitze suchte ich noch eine Möglichkeit, das auch über’s Smartphone zu machen.

Bisher noch wenige aber dafür fast ausschließlich gute Bewertungen im Play StoreNach etwas Recherche und einigen App-Tests bin ich letztendlich bei „Raspberry SSH“ hängen geblieben. Die App gibt es als kostenlose Lite (Klick) und Bezahl-Variante (Klick). Die Freeware erlaubt aber nur zwei Buttons, was eigentlich nur zum Testen taugt. Ich habe mich nach kurzer Zeit für die Bezahlversion entschieden. Die liegt bei 2,59€, ist ihr Geld definitiv wert und dafür könnt ihr beliebig viele Buttons erstellen.

Viele Bewertungen hat die App leider noch nicht, aber ich nutze sie seit mehreren Monaten und bin wirklich super zufrieden!

Der Clou: Die App funktionert nicht nur daheim, sondern auch von unterwegs, wenn ihr euch per VPN einloggt! So könnt ihr per Handy z. B. euer NAS starten, um euch danach die Urlaubsfotos zu laden und sie euren Freunden zu zeigen. Schaut euch hierzu einfach meinen Artikel zu PiVPN an.

„App-Vorstellung: Raspberry SSH (Android) – SSH-fähige Geräte mit einem Klick steuern“ weiterlesen

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