Bye bye Papierchaos - willkommen digitales Dokumentenarchiv

Bye bye Papierchaos – willkommen digitales Archiv

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Das Problem – Wie umgehen mit dem Papierchaos und digitalen Dokumenten?

Hand hoch, wen nervt die „Ablage“ auch so sehr wie mich?

Egal, ob wichtige Dokumente per Post oder digital, meist als PDF eintrudeln, irgendwie müssen sie sortiert und abgelegt werden. Bei dem geduldigen Papier verläuft die Sache oftmals so: Lochen und abheften. Kein Hexenwerk, aber im Laufe der Zeit werden die Aktenordner voller und dann mehr.  Und auch das Auffinden des gerade benötigten Dokuments wird im Laufe der Zeit nicht einfacher. Dann geht die große Sucherei los.

Bei eh schon digitalen Dokumenten sieht die Sache anders aus. Diese kommen im schlimmsten Fall bei verschiedenen E-Mail-Adressen an und wollen für später ebenfalls ordentlich sortiert werden. Ein Unterordner im Mailclient ist schon mal nicht die schlechteste Idee. Aber hinter welcher der – und da spreche ich aus eigener leidvoller Erfahrung – 36 Rechnungen der Bergfreunde befindet sich jetzt die mit den Handschuhen, die ich reklamieren muss? Alternativ legt man alle Dokumente in einer Ordnerstruktur auf dem Rechner ab. Aber auch hier wird das Auffinden eines bestimmten Dokuments im Laufe der Zeit eher zur Geduldsprobe. Allein schon die Wahl der Dateinamen kann dabei schwierig werden.

Die Lösung – Ein digitales Archiv für eure Dokumente

Abhilfe schafft hier ein digitales Dokumentenarchiv.

Dokumente in Papierform werden zuerst einmal eingescannt. Im Anschluss werden die eingescannten sowie die bereits digital vorliegenden Dokumente in eine DMS-Software (Dokumentenmanagementsystem) übertragen. Im DMS kümmert ihr euch um den Rest. Die Dokumente werden klassifiziert, also mit Metadaten versehen wie Datum, Art des Dokuments (z. B. Rechnung, Bescheid, Gehalt, …) und eine eventuell notwendige Wiedervorlage eingestellt.

Im Anschluss speichert das DMS die Dokumente in einer internen Datenbank ab. Besonders praktisch ist aber, dass ein vernünftiges DMS über eine OCR-Funktion verfügt. Das heißt, die Software erkennt den Text in euren Dokumenten und macht ihn durchsuchbar. Ihr müsst also nicht die Handschuhe extra vermerken. Wenn ihr im Suchfeld des DMS „Handschuhe“ eingebt, dann findet die Software selbstständig alle Dokumente, in denen „Handschuhe“ vorkommt. Eine komplizierte Ordnerstruktur und Namenskonvention für das spätere Auffinden könnt ihr euch also sparen.

Außerdem speichern DMS-Systeme die verarbeiteten Dateien im PDF/A-Format (Wikipedia) ab. Das Format ist auf die Langzeitarchivierung von Dokumenten ausgelegt und speichert jede (veränderte) Version einer Datei, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Mehr zu den rechtlichen Aspekten weiter unten.

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Die Raspberry Pi Wedding Photobooth

Raspberry Pi Fotobox für Hochzeiten und Geburtstage (Update Januar 2020!)

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Dieser Artikel wurde am 25.01.2020 auf die jeweils aktuellsten Versionen von Raspbian und der Photobooth Software aktualisiert!

Die gute, alte Fotoecke

Die Standard Fotoecke ist euch sicherlich bekannt, oder? Da steht eine Kamera mit Selbstauslöser auf einem Stativ. Ein paar Meter entfernt stellen sich z. B. die Gäste einer Hochzeit auf, verkleiden sich und machen mit Fernauslöser Fotos von sich selbst.

Lustig sind diese Fotoecken definitiv, aber bis das Brautpaar aus den Flitterwochen zurück ist, wartet man gespannt auf die geschossenen Bilder, wenn man sie überhaupt bekommt. Außerdem ist auf dem kleinen Kameradisplay nicht wirklich gut zu sehen, ob die Bilder richtig witzig und gut geworden sind.

Eine besondere Fotobox für besondere Anlässe

Mehr oder weniger zufällig bin ich 2018 über einen Blogartikel von André Rinas gestolpert. In diesem erklärt er, wie er mithilfe eines Rapsberry Pi, eines Tablets und einer Spiegelreflexkamera eine Fotobox für seine Hochzeit gebaut hat.

Die Idee fand ich von Anfang an total genial und da im Freundeskreis eine Hochzeit anstand, hatte ich das perfekte und ein noch dazu außergewöhnliches Geschenk am Start.

Das Problem war nur, dass die Anleitung mittlerweile gut drei Jahre auf dem Buckel hat und so nicht mehr funktionierte. Ich musste also rumprobieren, hab das System am Ende aber zum Laufen bekommen.

Dankenswerterweise war André so nett, mir die Erlaubnis zu geben, seinen Artikel aufzugreifen und zu aktualisieren.

[Update Januar 2020]: Es gibt mittlerweile eine neue Version der Photobooth-Software. Diese lässt sich mit wenigen Kommandos wirklich simpel auch mit der aktuellen Raspbian Version „Buster“ installieren. Alle Schritte findet ihr natürlich hier mit Screenshots erklärt 🙂

Wie funktioniert die Raspberry Pi Fotobox?

Der Aufbau der Fotobox ist eigentlich relativ simpel.

Eine Kamera ist per USB-Kabel an einen Raspberry Pi angeschlossen, auf dem außerdem ein kleiner Webserver läuft. Dieser Webserver stellt eine Oberfläche (Webseite) bereit, über die man einen Countdown für den Auslöser startet. Hinterher bekommt man das eben erstellte Bild direkt auf dem Tablet angezeigt. Als besonderes Gimmick kann man sich einen QR-Code erstellen lassen, mit dem man sich das Bild schnell und einfach per WLAN auf’s Smartphone laden kann.
Damit die Steuerung der Webseite möglichst einfach und komfortabel funktioniert, wird hierfür ein Tablet genutzt, das per WLAN auf den Raspberry Pi und die Webseite zugreift.

Funktionsweise der Fotobox

Was braucht ihr für die Fotobooth?

Ihr wollt die Fotobox nachbauen? Dann kommt hier die Materialliste.

Die mit (*) markierten Links sind Affiliate-Links. Wenn ihr darüber etwas bestellt, erhalte ich eine kleine Provision. Euch kostet der Artikel natürlich keinen Cent mehr.

  • 1 x Raspberry Pi (*), einen möglichst aktuellen, damit die Bildverarbeitung zügig abläuft
  • 1 x WLAN AccessPoint oder WLAN Router, hier tut’s was Günstiges wie beispielsweise der TP-Link TL-WA901ND (*)
  • 1 x günstiges oder auch ausrangiertes Tablet (Android oder iPad ist egal), z. B. das Samsung Galaxy Tab A T580 (*), das über Wifi verfügen muss
  • Eure vermutlich eh vorhandene Kamera. Das muss übrigens keine Spiegelreflex sein. Welche Kameras unterstützt werden, könnt ihr hier einsehen + genug Akkus oder einen Stromadapter für die Steckdose
  • 1 x Studioblitz, da der Blitz der Kamera durch die Holzkiste nicht frei ist, z. B. Neewer® Professionelle Protable Off-Kamera-Blitz oder alternativ genug Licht vor Ort
  • Eine Mehrfachsteckdose
  • Zusätzliche Kabel
    • 1 x Kabel zum Anschluss der Kamera per USB an den Raspberry Pi (liegt der Kamera meistens bei)
    • 1 x Ladekabel für das Tablet + Ladegerät
    • 1 x LAN-Kabel
    • 1 x Verlängerungskabel Strom
  • Eine Holskiste, ca. 40 x 40 x 40 xm (selbstgebaut oder aus dem Baumarkt)
  • Winkel Schrauben usw. zum Befestigen des Tablets und der Kamera (ne nach Modell)
  • Bei Bedarf etwas Restholz, um z. B. eine Halterung für die Kamera zu bauen

Werkzeug

  • Stichsäge
  • Lochkreissäge

Wie ihr auf den Bildern sehen könnt, habe ich mit etwas Restholz aus dem Baumarkt und ein paar Metallwinkeln Konstruktionen gebaut, um die Kamera und das Tablet zu fixieren. Wie das bei euch am besten klappt, hängt maßgeblich von den genutzten Geräten ab. Wichtig ist nur, dass das Tablet fest verbaut wird, damit es während der Feier nicht verrutscht. Ein paar Filzgleiter schützen in meinem Fall das Tablet vor Kratzern durch die zurecht gebogenen Metallhalterungen.

„Raspberry Pi Fotobox für Hochzeiten und Geburtstage (Update Januar 2020!)“ weiterlesen

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Hier mal ein Blick in meine KeePass-Datenbank.

Endlich sicher! Passworterstellung und -verwaltung mit KeePass 2

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Update: 773 Millionen Benutzerkonten aufgetaucht

Wie heise.de heute (17.01.2019) berichtet, ist im Internet eine Liste mit rund 773 Millionen gehackten Benutzerkonten aufgetaucht.

Lest euch den Artikel mal durch und schaut nach, ob eure Benutzerkonten betroffen sind. Solltet ihr für jedes Konto ein eigenes Passwort nutzen, seid ihr hier schon mal im Vorteil gegenüber all denjenigen, die einunddassselbe Kennwort überall verwenden

Wofür überhaupt ein Passwort-Manager?

Dass man nicht für alle möglichen Webseiten, E-Mail-Adressen usw. das gleiche Passwort/Kennwort nutzen sollte, dürfte mittlerweile eigentlich jedem klar sein. Sich daran zu halten ist aber noch mal ’ne ganz andere Sache. Wie nachlässig User mit ihren Kennwörtern sind zeigt, dass auch 2018 wieder mal „123456“ das am häufigsten genutzte Passwort im Internet war!

Warum vernünftige und unterschiedliche Passwörter so wichtig sind, zeigt das folgende Szenario:

Euer Mail-Account oder sogar der komplette Anbieter wurde gehackt, euer Passwort ist dem Angreifer nun also bekannt. So etwas ist übrigens keine Seltenheit! Das gleiche Passwort nutzt ihr auch bei verschiedenen anderen Diensten im Netz, für Facebook, weitere E-Mail-Adressen oder euren Instagram-Account. Mit den erbeuteten Daten kann kann der Angreifer dann auch gleich auf alle möglichen anderen Dienste zugreifen. In eurem Namen auf Facebook posten, vielleicht weitere E-Mail-Adressen abfragen, bei Online-Shops einkaufen usw., alles kein Problem. Da ihr ja über alles mögliche Benachrichtigungen in eure Mailbox erhaltet, weiß der Angreifer auch gleich, wo es sonst vielleicht noch etwas abzugrasen gibt, Online-Shops, …

Das ist nur ein Beispiel und je einfacher euer Kennwort zu erraten ist, desto schneller kann euch so etwas passieren!

Was bringt mir da ein Passwort-Manager?

Ein Passwort-Manager erfüllt im Prinzip drei Funktionen.

  1. Generierung von zufälligen und sicheren Passwörtern für verschiedene Dienste wie Webseiten, E-Mail-Accounts, Online-Banking, Programme, usw.
  2. Verwaltung und Bereitstellung der erstellten Passwörter in einer geschützten Anwendung bzw. verschlüsselten Datenbank
  3. Die gespeicherten Zugangsdaten könnt ihr einfach und schnell vom Passwort-Manager in Anmelde-Formulare auf Websites und in Programmen einfügen lassen

Der Vorteil liegt auf der Hand. Ihr braucht euch nur noch ein einziges, zugegebenermaßen kompliziertes Kennwort merken. Mit diesem einen Kennwort entsperrt ihr sozusagen alle anderen. Außerdem braucht ihr eure Benutzernamen und Kennwörter nicht mehr händisch eintippen, um euch irgendwo anzumelden.

„Endlich sicher! Passworterstellung und -verwaltung mit KeePass 2“ weiterlesen

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Seafile ist einsatzbereit!

Automatische Verzeichnis-Synchronisation zwischen mehreren Geräten mit Seafile (ohne Cloud)

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Das Problem

Kennt ihr das? Ihr arbeitet an verschiedenen Geräten (Desktop-PC, Notebook, …) und eure benötigten Dateien liegen immer auf dem, das gerade nicht zur Hand ist?

Viele User schicken sich selbst Dateien per Mail, damit sie die dann über den Posteingang überall öffnen könnnen. Oder sie rennen ständig mit einem USB-Stick mit wichtigen Daten drauf herum.

Das Problem dabei ist folgendes: Bei beiden Varianten müsst ihr händisch tätig werden. Habt ihr vergessen, eine Datei im Webmailer oder auf dem USB-Stick abzulegen, habt ihr Pech! Oder erst, wenn euch jemand den Stick klaut…

Die schlechte Alternative: Die Cloud

Ok, ihr könnt eure Sachen auch einfach in einer Dropbox oder ähnlichem Ablegen. Aber mal ehrlich, wollt ihr eure Schufa-Selbstsuskunft sowie Gehaltsnachweise auf einem US-Server ablegen, nur weil ihr gerade auf Wohnungssuche seid? Ich jedenfalls nicht!

Die Lösung – Verzeichnis-Synchronisation mit Seafile

Eigentlich ist es gar nicht so schwer, immer und von überall aus Zugriff auf seine wichtigen und wirklich privaten Daten zu haben!

Was ihr dafür braucht ist ein beliebiger Raspberry Pi (*). Ob ein älteres oder ein aktuelles Modell ist dabei recht egal.

* Solltet ihr über den Link bestellen, bekomme ich ein paar Prozent Provision, ohne dass es euch etwas extra kostet.

In meinem letzten Blogartikel habe ich euch ja die Installation von Seafile auf einem Raspberry Pi erklärt. Eben diesen Seafile-Server werden wir nun nutzen. Damit synchronisieren wir beliebige Verzeichnisse zwischen verschiedenen Geräten.

Beispiel: Synchronisation von „Eigene Dateien“ und dem Windows-Desktop

Ich synchronisiere beispielsweise die verschlüsselte Datenbank meines Passwort-Managers „KeePass“ über all meine Geräte hinweg. Was KeePass macht und kann, könnt ihr im Artikel „Endlich sicher! Passworterstellung und -verwaltung mit KeePass 2“ nachlesen.

Meine Arbeitsdaten liegen zu 99% entweder im Verzeichnis „Eigene Dateien“ oder direkt auf meinem Windows-Desktop. Wenn ich also jederzeit auf diese beiden Verzeichnisse zugreifen kann, dann bin ich schon mal ziemlich gut ausgestattet.

Was genau macht die Synchronisation?

Seafile kümmert sich darum, dass alle als Bibliotheken erstellten Verzeichnisse immer synchron gehalten werden.

Das heißt, dass eine auf dem Desktop-PC erstellte oder aktualisiete Datei sofort auf den Raspberry Pi übertragen wird. Dort bleibt sie erst einmal liegen.

Sobald ein weiterer Client im Netzwerk aktiv wird, werden alle Dateien innerhalb der Bibliotheken auch auf diesen übertragen. So könnt ihr auf dem zweiten Rechner weiter arbeiten und die Datei wird dann wiederum auf dem ersten aktualisiert.

„Automatische Verzeichnis-Synchronisation zwischen mehreren Geräten mit Seafile (ohne Cloud)“ weiterlesen

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Seafile ist einsatzbereit!

Die private Cloud auf dem Raspberry Pi – Seafile Server auf Raspian Stretch installieren

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Die Artikelserie zum Raspberry Pi
Teil 1 (Link): Der Raspberry Pi 3 – der Alleskönner im Scheckkartenformat
Teil 2 (Link): Installation und Konfiguration von Raspbian Stretch auf Raspberry Pi 3
Teil 3 (Link): Fernzugriff per SSH und VNC auf den Raspberry Pi
Teil 4 (Link): Installation PiVPN – Den Raspberry Pi einfach zum VPN-Server ausbauen
Teil 5 (Link): OpenVPN/PiVPN Benutzerverwaltung auf dem Raspberry Pi
Teil 6 (Link): Installation und Konfiguration von Raspbian Stretch Lite auf Raspberry Pi 3 (ohne Desktop)
Teil 7 (Link): etherwake – Der Raspberry Pi als Wake On LAN-Server
Teil 8 (Link): Adblocker mit Pi-hole: Das schwarze Loch für Werbung im Internet
Teil 9: Dieser Artikel

Was ist Seafile?

Seafile (Link zum Wikipedia-Artikel) ist ein Dateiserver, mit dem sich Dateien zentral auf einem Server abspeichern (Filehosting), zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren (File synchronisation) und mit anderen Personen teilen (File sharing) lassen. Der Zugriff erfolgt mittels Webinterface, Desktop-Clients (Windows, Mac, Linux) und Mobile Apps (Android und iOS).

Die kostenlose und als Open-Source verfügbare Community Edition (CE) erlaubt maximal drei User, was für die meisten von uns ausreichen sollte. Eine Preisübersicht findet ihr hier.

Die Funktionen der Software ähneln denen von Google Drive oder Dropbox.

Seafile statt Dropbox, Google-, Apple- oder Microsoft-Cloud – warum ist das sinnvoll?

Cloud-Anbieter gibt es wie Sand am Meer und die meisten bieten ihre Dienste mehr oder minder kostenlos an. Warum sollte man sich also die Mühe machen und sich eine eigene Cloud daheim auf seinem Raspberry Pi installieren?

Der Vorteil von Seafile gegenüber den oben genannten oder ähnlichen Diensten ist, dass die Software auf eurem eigenen Server, in eurem eigenen Netzwerk läuft. In unserem Fall ist das der Raspberry Pi daheim und kein öffentlich zugänglicher Webserver, im schlimmsten Fall noch einer, der in irgendeinem Rechenzentrum in den USA steht.

Das ist, wenn ihr mich fragt, einfach ein unschlagbarer Vorteil, der kleinere Komforteinbußen locker ausgleicht!

Wofür ich selbst Seafile nutze

Ich nutze den Fileserver, um bestimmte Verzeichnisse zwischen meinem Desktop-PC und meinem Notebook automatisch zu synchronisieren. So habe ich auf beiden Geräten immer den aktuellen Stand und muss nichts mehr manuell von A nach B kopieren.

Sollte ich z. B. auf dem Desktop-PC eine Datei in einem der synchronisierten Verzeichnisse bearbeitet haben und vergessen, diese auf’s Notebook zu übertragen, kann ich das später von unterwegs auch noch über’s Internet machen. Hierfür nutze ich eine sichere VPN-Verbindung mittels PiVPN (Blogartikel zur Installation von PiVPN) und den Webbrowser oder Desktop-Client auf dem Notebook.

Da ich auch über meine Smartphones (Android und iOS) Zugriff auf mein Heimnetz habe, kann ich mir einzelne Dateien sogar direkt auf’s Smartphone ziehen! Hierfür nutze ich dann ebenfalls die OpenVPN-App und die jeweilige Mobile App für Android oder iOS.

„Die private Cloud auf dem Raspberry Pi – Seafile Server auf Raspian Stretch installieren“ weiterlesen

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